Aktiviti projek membolehkan anda mengendalikan nisbah sumber yang tersedia, masa dan kualiti produk akhir dengan paling berkesan. Dengan bantuan perancangan yang cekap, adalah mungkin untuk melaksanakan tindakan pengurusan pembetulan tepat pada masanya pada bila-bila masa pada setiap peringkat kitaran hayat projek. Penggunaan metodologi yang sesuai memungkinkan untuk mengira terlebih dahulu jumlah kos menghasilkan dokumentasi teknikal, tempoh purata pelaksanaan, dan menentukan orang yang bertanggungjawab pada setiap peringkat (struktur OBS, matriks RAM). Adalah penting untuk merancang senarai lengkap kerja dengan betul (membina asas WBS projek) dan urutan pelaksanaannya (menggambarkan rangkaian PDM). Satu rantaian tugas harus dikenal pasti lebih awal, yang kemajuannya harus dikawal dengan paling teliti. Memandangkan mereka tidak mempunyai rizab, jumlah tempoh pelaksanaannya menentukan jumlah tempoh projek (mengikut kaedah laluan kritikal).
Pemudahan pengurusan yang ketara dipermudahkan oleh alat seperti matriks tanggungjawab (atau linearjadual). Ia dibina berdasarkan struktur WBS yang telah dibangunkan (asas hierarki untuk kerja yang dilakukan) dan struktur OBS (struktur organisasi oleh penghibur). Ia digunakan untuk melaksanakan kepimpinan melalui pengenalan prinsip tanggungjawab (Principle Responsibility).
Adalah perlu untuk memperibadikan setiap tugas yang terkandung dalam program mengikut pakar yang sesuai. Matriks tanggungjawab dibuat untuk projek - ini adalah paparan sambungan yang dirancang (paling kerap - grafik). Ia digambarkan dalam bentuk jadual berdasarkan nisbah struktur WBS dan OBS. Kemudian yang pertama diwakili sebagai baris menegak matriks, dan yang kedua sebagai lajur mendatar. Bagi setiap elemen WBS, seorang pekerja dikenal pasti yang akan menyelaraskan pelaksanaannya. Tanda yang sepadan diletakkan di persimpangan dua komponen.
Matriks Tanggungjawab, jika dilakukan dengan betul, harus memberi gambaran tentang siapa yang menguruskan pelaksanaan setiap pautan dalam struktur hierarki peringkat bawah. Hanya seorang yang boleh bertanggungjawab untuk melaksanakan mana-mana elemen WBS. Tetapi kemajuan beberapa komponen kerja boleh dikawal oleh seorang sahaja.
RAM - beginilah cara matriks tanggungjawab projek (Matriks tugasan tanggungjawab) dilambangkan secara ringkas - pengagihan pelaporan dan tanggungjawab dalam bentuk jadual. Untuk program yang teratur, peraturan mesti dipatuhi bahawa pelaksanaan mana-manamatlamat dikawal oleh badan pentadbir tertentu. Sebagai contoh, pengurus projek - misi (semua tugas), pelaksana yang bertanggungjawab - elemen individu, dsb. Malah, dengan cara ini pokok matlamat dibina. Ia mesti sesuai dengan susunan pembahagian struktur, yang diamanahkan dengan pelaksanaan idea. Tanggungjawab fungsional semua orang yang terlibat dalam kerja yang dirancang ditentukan oleh matriks tanggungjawab. Ia berfungsi untuk menentukan satu set tugasan dan orang ramai bertanggungjawab secara peribadi untuk pelaksanaannya.
Perisian khusus memudahkan penyediaan projek. Dengan bantuannya, anda boleh membuat struktur WBS dan OBS, senarai kerja dengan organisasi mengikut fasa dan mengawal dengan lebih pantas. Matriks tanggungjawab RAM yang sama dibuat, tetapi dalam bentuk yang lebih terperinci. Oleh itu, tanpa usaha yang tidak wajar, adalah mungkin untuk mendapatkan jadual yang diperlukan dalam pakej perisian yang sesuai. Dan juga, jika perlu, tukar mana-mana data pada projek dengan cepat, sambil menerima paparan grafik yang dikemas kini pada masa yang sama.
