Perkataan protokol di bibir semua orang. Pekerja pejabat kerap mendengarnya semasa mesyuarat, pegawai polis menggunakannya dalam aktiviti profesional mereka, dan ketua negara dan diplomat terpaksa mematuhi peraturan yang ditentukan olehnya. Apakah protokol? Kami akan mengetahuinya di bawah.
Maksud protokol
Seperti banyak istilah lain, perkataan ini mempunyai beberapa makna. Semuanya bergantung kepada bidang aktiviti di mana konsep yang diingini digunakan. Jadi, mari kita lihat situasi yang paling biasa apabila biasa bercakap tentang protokol.
Mengenai persekitaran perniagaan, protokol ialah dokumen yang menerangkan acara yang sedang berlaku (mesyuarat, mesyuarat, lembaga pengarah, dll.).
Kami telah menyebut di atas tentang polis, yang juga sering membuat dokumen yang serupa. Dalam kes ini, penubuhan fakta jenayah atau kesalahan adalah tersirat.
Dalam format antarabangsa, protokol ialah satu set peraturan yang harus dipatuhi semasa mesyuarat rasmi antara pegawai kerajaan, serta tokoh diplomatik. Sebagai contoh, terdapat protokol mesyuarat ketua-ketuanegeri atau melawat Presiden.
Walau bagaimanapun, dalam artikel ini kita akan menumpukan pada konsep protokol perniagaan.
Minit mesyuarat
Mesyuarat perniagaan adalah sebahagian daripada semua proses dalam persekitaran perniagaan. Mereka boleh berlangsung secara rasmi, dengan mengambil kira masa yang ditetapkan dan hanya di pejabat. Tarikh perniagaan tidak rasmi juga sangat popular. Dalam kes kedua, anda boleh melakukannya tanpa pengesahan protokol perbualan. Jika mesyuarat itu rasmi, maka ia mestilah secara bertulis mengikut semua peraturan.
Minit itu disimpan oleh setiausaha atau orang lain yang mempunyai kuasa sedemikian. Untuk mengikuti aliran perbualan, cuba cari senarai kasar isu yang akan dibincangkan pada mesyuarat itu. Ia juga berguna untuk mempunyai perakam suara supaya tidak terlepas butirannya, kerana protokol adalah penerangan yang sangat terperinci tentang acara perniagaan.
Nama mereka yang hadir dan yang tidak hadir hendaklah direkodkan. Untuk diri sendiri, anda boleh membuat nota mengenai lokasi semua orang yang datang ke mesyuarat untuk menunjukkan pengarang perkataan tertentu tanpa ralat.
Pada permulaan setiap mesyuarat, susunan soalan yang akan dipertimbangkan ditentukan, pastikan anda menulisnya secara verbatim.
Jika terdapat undian pada mesyuarat, maka nyatakan keputusannya (berapa ramai orang mengundi "untuk" dan berapa ramai yang mengundi "menentang"). Sekiranya terdapat sebilangan kecil mereka yang hadir pada mesyuarat itu, anda berpeluang untuk menandakan nama dan nama keluarga semua mereka yang mengundi.
Jangan berlengahmemfailkan protokol pada penunu belakang, kerana pada masa ini anda boleh melupakan butiran mesyuarat.
Minit rundingan
Rundingan berbeza daripada mesyuarat perniagaan biasa kerana ia biasanya membincangkan satu atau beberapa isu yang memainkan peranan besar untuk kedua-dua pihak. Dalam kes ini, protokol adalah peluang untuk merekodkan semua nuansa perbualan dan keperluan pihak. Isu yang sedang dipertimbangkan tidak selalu diselesaikan sejurus selepas rundingan pertama, jadi pengarah atau pekerja lain memerlukan masa dan maklumat lengkap tentang mesyuarat itu.
Protokol rundingan disediakan mengikut prinsip yang sama seperti mana-mana dokumen perniagaan.
Adalah perlu untuk menunjukkan tarikh acara yang diterangkan, nombor dokumen dan versi penuh tajuk. Ini diikuti dengan pengenalan, yang semestinya menunjukkan senarai mereka yang hadir dan isu utama untuk dibincangkan.
Di bahagian utama, maklumat biasanya dibahagikan kepada tiga bahagian: “Mendengar”, “Bercakap”, “Memutuskan”. Dalam versi penuh protokol, perkataan semua penutur dipetik secara verbatim. Dalam sesetengah kes, ekstrak daripada protokol juga dikeluarkan, menduplikasi bahagian tertentu daripadanya.
