Minit mesyuarat: struktur dan kandungan

2024 Pengarang: Henry Conors | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2024-02-12 11:09

Minit mesyuarat ialah dokumen yang menggambarkan semua keputusan penting acara ini. Penggubalannya yang salah, dari segi maksud dan pelaksanaan, boleh menyebabkan ia dipertandingkan oleh peserta dalam mesyuarat. Selain itu, terdapat potensi bahaya untuk membuat keputusan pengurusan yang salah jika minit mesyuarat pengeluaran mengandungi maklumat yang diputarbelitkan. Satu set pengesyoran mudah akan membantu anda menyusunnya dengan betul.

Teks dokumen ini biasanya mengandungi dua bahagian: pengenalan dan utama. Minit mesyuarat (separuh masa pertama) termasuk perihalan parameter utama acara: jawatan, nama penuh. ahli, pengerusi dan setiausaha. Apabila salah seorang daripada mereka yang hadir mempunyai status istimewa (dijemput, pakar, pemerhati, dll.), ini juga dicatatkan dalam dokumen. Jika mesyuarat itu dihadiri ramai orang, maka minit mesyuarat mungkin mengandungi data tentang merekahelaian berasingan, yang merupakan lampiran dokumen yang tidak boleh dipisahkan. Bahagian pengenalan berakhir dengan agenda, yang mengandungi senarai isu yang sedang dipertimbangkan. Adalah wajar untuk menyusunnya mengikut kepentingan, tetapi mungkin terdapat faktor lain yang mempengaruhi tempat dalam senarai soalan. Sebagai contoh, struktur agenda mungkin bergantung pada hubungan logik sebahagian daripada isunya atau pekerjaan orang yang mengambil bahagian dalam acara tersebut. Dokumen itu sendiri disediakan pada kepala surat organisasi (bahagiannya), ia mesti ditunjukkan semasa mesyuarat berlangsung.

Minit mesyuarat di bahagian utama mesti sepadan dengan bahagian pengenalan. Khususnya, itemnya harus mengikut susunan yang sama seperti dalam agenda. Algoritma untuk membina teks yang merekodkan maklumat pada setiap item agenda adalah seperti berikut: "mendengar", "bercakap", "memutuskan". Peraturan utama semasa menulis bahagian protokol ini ialah ia tidak boleh bertukar menjadi sejenis transkrip.

Khususnya, subperenggan "mendengar" menerangkan siapa penceramah utama dalam isu itu, perkara yang dicadangkannya pada akhir ucapannya. Menurut penceramah, juga ditunjukkan siapa yang mengatakan apa yang dicadangkannya. Keputusan itu menetapkan kedudukan akhir majoriti peserta mesyuarat. Jika ia diterima pakai dengan mengundi, maka ditunjukkan berapa ramai orang yang menyokongnya, berapa ramai yang menentangnya, serta jumlah yang tidak bertanding. Bergantung pada kepentingan isu yang dibincangkan, nama penuh mungkin disenaraikan. orang yang pernah mengambil satu jawatan atau yang lain.

Minit mesyuarat disediakan oleh setiausaha, dokumen itu sendiri ditandatangani oleh pelaksana dan pengerusi mesyuarat. Sumber maklumat untuk penyusunannya ialah draf tulisan tangan, rakaman yang dibuat menggunakan perakam suara, transkrip. Jika penyelesaian isu yang dikenal pasti semasa mesyuarat memerlukan kuasa pegawai yang lebih tinggi yang tidak mengambil bahagian dalam mesyuarat, kelulusan keputusan oleh ketua ini boleh diberikan tambahan. Protokol yang ditandatangani dan didaftarkan boleh dihantar sebagai satu dokumen atau sebagai cabutan kepada pegawai yang diliputi oleh hanya sebahagian daripada soalan.