Pengurusan dokumen ialah pautan penting dalam kerja pejabat

2024 Pengarang: Henry Conors | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2024-02-12 11:10

Aliran kerja difahamkan sebagai peraturan yang membolehkan penyelesaian yang ditandatangani dipromosikan dalam perusahaan atau institusi dari saat ia diterima hingga ke storan arkib. Asas konsep ini ialah penerimaan dokumen, pertimbangannya, pemindahan kepada badan eksekutif, langkah organisasi untuk pelaksanaan, pensijilan, pelaksanaan, penyimpanan.

Ini ialah proses yang mengambil kira kejadian pergerakan dokumen bersama-sama dengan kelajuan pergerakannya melalui kejadian ini. Aliran dokumen ialah proses yang mesti dikaitkan dengan aktiviti maklumat alat pentadbiran, dengan mendokumentasikan setiap keputusan individu, menyimpan dokumen yang baru diterima.

Sejumlah besar kekurangan dalam aktiviti banyak peralatan pentadbiran dikaitkan dengan tepat dengan organisasi pergerakan dokumen yang lemah. Sebagai contoh, proses edaran dokumen keputusan pengurusan harus merangkumi tiga komponen wajib:

• sokongan maklumat untuk keputusan yang dibuat (ini termasuk maklumat yang boleh dipercayai,mengesahkan ketepatan keputusan);
• mendokumentasikan keputusan itu sendiri (dokumen kawal selia);
• kawalan ke atas pelaksanaan (yang termasuk penyusunan kerja yang dicadangkan, kaedah menyelesaikan tugas, pematuhan syarat dan tarikh akhir).

Seperti yang dapat dilihat daripada contoh di atas, aliran kerja ialah pengumpulan maklumat berdasarkan keputusan pentadbiran akan dikeluarkan; penyediaan keputusan itu sendiri, termasuk penyuntingan, penyelarasan, penggubalan sehingga kelulusan. Semua peringkat di atas memerlukan pergerakan dokumen bukan sahaja antara bahagian struktur perusahaan, tetapi juga antara penghibur, daripada juruteknik, pakar, kepada pengurus. Kesimpulan daripada contoh ini adalah seperti berikut: semakin tinggi kelajuan pergerakan dokumen, semakin tinggi kualiti pelaksanaannya pada setiap peringkat tertentu, semakin baik proses mengurus perusahaan secara keseluruhan.

Istilah itu sendiri muncul dalam kesusasteraan seawal tahun 1920-an. Kemudian dipercayai bahawa aliran kerja adalah organisasi kerja yang bertujuan untuk pembinaan rasional peralatan negara secara keseluruhan, pengagihan tanggungjawab antara pelbagai penghibur dan perkhidmatan. Pada tahun 1931, Institut Teknologi Pengurusan membuat percubaan pertama untuk mengawal selia prinsip seragam organisasi kerja pejabat. Peraturan telah ditetapkan mengikut mana penerimaan dan penghantaran dokumen, peraturan pelaksanaan, dan peraturan menandatangani harus dijalankan. Peringkat pembangunan ekonomi berikut menerima peraturan perundangan konsep sepertikerja pejabat, di mana penekanan utama adalah pada operasi teknikal individu. Program pengurusan dokumen tidak disebut oleh akta perundangan ini, walaupun sebenarnya semuanya bermuara kepada penganjuran pergerakan dokumen. Mulai tahun 1974, dokumen utama telah ditandatangani yang mengawal keseluruhan proses pengurusan dokumen, yang masih berkuat kuasa.

Perundangan ini dipanggil "Unified State Records Management System" (USSD), perenggan yang dikhaskan untuk organisasi pergerakan dokumen, kaedah teknologi pemprosesan dan peraturan permohonan mereka. Koleksi ini merumuskan peraturan asas: "Aliran dokumen ialah pergerakan operasi dokumen di sepanjang laluan terpendek, termasuk masa minimum dan kos buruh." Hanya dengan menggunakan peraturan yang diluluskan dalam amalan, seseorang boleh mengharapkan untuk meningkatkan kehidupan penduduk negara, pertumbuhan ekonomi negeri.

Untuk mencapai matlamat ini, pemimpin yang bijak, berdisiplin, bertanggungjawab diperlukan, yang bagi mereka pengenalan aliran kerja berdasarkan USSD akan menjadi perkara penghormatan dan hati nurani.